Från silos till ett ekosystem: Så hjälper vi PGA of Sweden till affärskontroll

Känner du igen dig?

Medlemsregistret i ett system. Bokningarna i ett annat. Ekonomin i ett tredje. Utskicken i ett fjärde. Och så vidare. Varje gång någon behöver en samlad bild av en medlem eller kund börjar det manuella arbetet. Exportera från ett system, importera till nästa, dubbelkolla att inget fallit mellan stolarna.

Det här är vardag för de flesta idrottsorganisationer i Sverige. Och det var verkligheten för PGA of Sweden när vi inledde vårt samarbete hösten 2025.

Fragmenterad data, så såg verkligheten ut

När vi träffade PGA of Sweden (organisationen för Sveriges professionella golfare och tränare) för första gången på deras nya hemvist på Barsebäck Resort blev bilden snabbt tydlig:

Medlemssystem, system för golfdata, ekonomisystem, bokningssystem, utskickssystem, LMS, innehållsplattform osv.

7+ system. Alla lever sina egna liv. Data matas in manuellt mellan dem. Ingen samlad bild. Det var här vi kom in i bilden. Efter ett handslag på Barsebäck Resort den 27 oktober 2025 fick Stratigo uppdraget: "Hjälp oss att upphandla ett CRM-system".

"Innan Stratigo kom in i bilden var vi på väg att ta ett eget beslut om en investering, men inser nu att det är en överhängande risk att vi hade målat in oss i ett hörn där det hade varit svårt och dyrt att backa tillbaka." - Johan Hampf, VD, PGA of Sweden

PGA of Sweden och Stratigo Sports Business samarbete

Analysen fick fälla avgörandet

Vår första fråga var: Är det verkligen ett CRM ni behöver?

Vi inledde därför med en analysfas där vi kartlade alla dataflöden, alla integrationer, alla vardagliga arbetsprocesser. Inte vad systemleverantörer säger att de borde göra, utan vad PGA faktiskt gör.

Resultatet blev tydligt. PGA:s största utmaning var inte att "hantera kundrelationer" (klassiskt CRM). Det var att:

Aggregera data från 7+ källor till en samlad bild (CDP-funktionalitet)
Automatisera kommunikation baserat på beteende och triggers (Marketing Automation)
Aktivera partners med segmenterad, mätbar exponering (CDP + MA)

Den arkitektur vi nu designar lutar därför mot Marketing Automation som motor och CDP som nav, inte ett renodlat CRM-system. Analysfasen räddade PGA från en felinvestering. Vi bygger en arkitektur som faktiskt löser deras verkliga behov och lägger grunden för framtida kommersiell tillväxt.

Stratigos roll: Arkitekter, inte bara upphandlare

Leverantörer säljer funktioner. Men PGA of Sweden behövde inte fler funktioner. De behövde en strategi för sin data. Stratigos roll i denna process handlar om att tekniskt säkra framtiden.

Vad vi gör i nuvarande uppdrag:

Kartlägga nuvarande system och behov
Ta fram kravspecifikation med fokus på integrationer
Producera RFP-dokument och driva processen
Utvärdera leverantörer systematiskt
Förbereda beslutsunderlag

PGA fattar besluten. Vi säkerställer att de har rätt underlag för att göra det. Vi har ingen licens att sälja. Vårt enda incitament är att PGA får en plattform som levererar ROI och möjliggör tillväxt.

Vi tittar givetvis under huven på leverantörerna och ställer de obekväma frågorna. Vi säkerställer att PGA inte sitter i knät på en enskild leverantör om fem år. De ska äga sin arkitektur.

"Jag har själv lagt åtskilliga timmar, veckor och förmodligen månader på att skapa mig en bild av vad vi vill skapa framåt. Med Stratigos intåg har vi på väldigt kort tid fått konkreta beslutsunderlag paketerade på ett sätt som är enkelt att ta till sig. Jag borde tagit den här hjälpen långt tidigare" - Johan Hampf, VD, PGA of Sweden

Från administration i silos, till affärsutveckling via ett ekosystem

Genom att Stratigo leder upphandlingen av en ny dataplattform flyttar vi fokus från administration till affärsutveckling.

Målet med det nya ekosystemet är mätbart värde:

Träffsäkra erbjudanden: Genom att förstå medlemmens beteende kan vi erbjuda rätt utbildning eller produkt vid exakt rätt tillfälle.
Nya intäktsströmmar: Med bättre data kan PGA identifiera outnyttjade affärsmöjligheter i sitt ekosystem.
Starkare partnererbjudande: Istället för gissningar kan PGA erbjuda partners data-underbyggda segment.
Effektivare resursanvändning: När manuellt arbete försvinner frigörs tid för personalen att bygga verksamheten starkare.

Detta är inte framtidsmusik. Det är vad rätt arkitektur möjliggör.

Organisationens ekosystem kan komma att omfatta 10-15+ datakällor inom de närmaste åren.

Målet med den digitala strategin vi nu utvecklar tillsammans är tydligt: En sammanhållen digital strategi där PGA skapar sitt eget ekosystem och säkrar kontrollen över sin egen data vilket skapar en 360-graders vy över varje kontakt.

Resultatet: En analys och rekommendation framåt

Just nu utvärderar vi leverantörer med olika roller i ekosystemet som kan leverera på den höga nivå som krävs för att uppfylla PGA:s behov såväl kort- som långsiktigt. Det är en tuff gallring. Många system som ser snygga ut på ytan faller när vi granskar den tekniska dokumentationen. I slutändan landar hela RFP-processen i en analys och en rekommendation framåt för PGA:s olika vägval.

Beslutet väntas under Q1 2026. Men den största vinsten är redan hemma: Insikten att data är en strategisk tillgång som kräver ledningsnivåns uppmärksamhet. Den insikten kommer att förändra mer än bara deras IT-landskap. Den kommer att förändra hur de driver sin verksamhet.

"Vi har gått från en ganska oklar och otrygg lägessituation, till en betydligt tryggare grund att stå på. Jag kan bara föreställa mig hur mycket pengar vi sparar genom att göra det här rätt från början och framför allt vilka möjligheter det ger oss att uppfylla vår övergripande vision." - Johan Hampf, VD, PGA of Sweden

Vad andra organisationer kan lära sig

PGA of Sweden är inte ensamma. De flesta idrottsorganisationer:

Köper system baserat på säljpitch, inte faktiska behov
Får ett lapptäcke som inte pratar med varandra
Lägger för mycket tid på manuellt arbete och export/import
Låser in data i plattformar som är svåra att lämna
Aktiverar aldrig systemen fullt ut

Inte för att de valt dåligt. Utan för att det saknas tid och kompetens för att göra rätt från början.

PGA vågade ifrågasätta sin egen förmåga och investerade i analys innan lösning. De insåg att extern expertis är en investering som både sparar tid och förhindrar felinvesteringar.

Det är skillnaden mellan att lösa dagens problem och bygga morgondagens arkitektur.

"Med Stratigo har vi fått hjälp med en analys av vår nuvarande situation, men också till att vara ett bollplank i våra utmaningar. Det har varit otroligt värdefullt för mig som VD och för vår övriga verksamhet." - Johan Hampf, VD, PGA of Sweden

Hör Johan Hampf, VD PGA of Sweden, berätta mer om samarbetet i intervjun ovan.

Nästa steg

RFP-processen pågår. Demo-presentationer med utvalda leverantörer genomförs under januari 2026. Målet är beslut under Q1 2026. Då börjar nästa fas av PGA:s transformation.

Om samarbetet

Stratigo Sports Business leder PGA of Swedens upphandlingsprocess för ny datainfrastruktur. Efter analysfas identifierades att organisationen behöver Marketing Automation och Customer Data Platform snarare än ett traditionellt CRM-system. Samarbetet inleddes hösten 2025 och omfattar i nuläget behovsanalys, kravspecifikation, RFP-process och leverantörsutvärdering.

Om Stratigo Sports Business

Stratigo Sports Business hjälper idrottsorganisationer med Digital strategi & utveckling, Kommersiell tillväxt, Datadriven marknadsföring och Analys, data & AI. Nyfiken på vad som är möjligt att utveckla för din verksamhet? Hör av dig till Kaveh Sarvari på kaveh.sarvari@stratigosportsbusiness.com